Verwalterwechsel in der WEG: So wechseln Sie Ihre Hausverwaltung

Typische Gründe für einen Wechsel

Ein Verwalterwechsel ist selten eine spontane Entscheidung. Meist staut sich die Unzufriedenheit über Monate auf, bis eine Eigentümerversammlung oder ein Schaden das Fass zum Überlaufen bringt. Typische Auslöser sind:

• Schlechte Erreichbarkeit: Anfragen bleiben tagelang unbeantwortet, die Ansprechpartner wechseln ständig.
• Späte oder unverständliche Abrechnungen: Die Jahresabrechnung kommt erst spät im Jahr oder lässt sich nicht nachvollziehen.
• Beschlüsse werden nicht umgesetzt: Die Versammlung hat eine Maßnahme beschlossen, passiert ist nichts.
• Verschleppte Instandhaltung: Schäden werden vertagt, bis aus kleinen Reparaturen große Sanierungen werden.
• Fehlende Zertifizierung: Seit dem 1. Dezember 2023 kann grundsätzlich jeder Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen.
• Die Bestellungszeit läuft aus oder der bisherige Verwalter gibt die Verwaltung selbst ab.

Nachweisen müssen Sie für die Abberufung keinen dieser Gründe. Sie helfen aber dabei, in der Gemeinschaft eine Mehrheit für den Wechsel zu finden.

Die Rechtslage seit der WEG-Reform

Bis Ende 2020 ließ sich die Abberufung des Verwalters auf wichtige Gründe beschränken, und davon machten viele Gemeinschaftsordnungen und Verträge Gebrauch. Mit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz hat sich das grundlegend geändert. Heute gilt nach § 26 Abs. 3 WEG:

• Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden, auch ohne wichtigen Grund.
• Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Für den Beschluss genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Abs. 1 WEG). Gezählt wird nach Köpfen, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt, etwa ein Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen. Einen neuen Verwalter bestellen Sie für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Gründung der Gemeinschaft für höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

Der Ablauf in fünf Schritten

1. Vertrag und Bestellung prüfenWie lange läuft die aktuelle Bestellung, was regelt der Verwaltervertrag zu Laufzeit und Kündigung? Diese Eckdaten entscheiden, ob Sie zum Ende der Bestellungszeit oder vorzeitig wechseln.
2. Mitstreiter und AngeboteSprechen Sie mit dem Verwaltungsbeirat und anderen Eigentümern. Holen Sie Angebote neuer Verwalter ein und vergleichen Sie nicht nur die Grundvergütung, sondern auch Sondervergütungen, Erreichbarkeit, Zertifizierung und Berufshaftpflicht.
3. Versammlung einberufenAbberufung und Neubestellung gehören auf die Tagesordnung einer ordentlichen oder außerordentlichen Versammlung. Die Einladung erfolgt in Textform, die Frist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Abs. 4 WEG).
4. Beschlüsse fassenDie Versammlung beruft den bisherigen Verwalter ab, bestellt den neuen und beschließt den neuen Verwaltervertrag. Sinnvoll ist eine Vollmacht für den Beiratsvorsitz, den Vertrag zu unterschreiben.
5. Übergabe organisierenDer neue Verwalter holt Unterlagen, Kontodaten und Schlüssel beim bisherigen Verwalter ab, sichtet alles und informiert die Eigentümer über den Stichtag.

Was, wenn der alte Verwalter nicht einlädt?

Verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform und unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss der Verwalter sie einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Weigert er sich pflichtwidrig, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Vertreter die Versammlung selbst einberufen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Tagesordnungspunkte für den Wechsel

• Abberufung der bisherigen Verwaltung mit Wirkung zum [Datum]
• Bestellung des neuen Verwalters für die Zeit vom [Datum] bis [Datum]
• Abschluss des Verwaltervertrags und Bevollmächtigung zur Unterzeichnung
• Ermächtigung des neuen Verwalters, die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen notfalls gerichtlich durchzusetzen

Die genauen Beschlusstexte sollten auf Ihre Gemeinschaft zugeschnitten sein. Unklar formulierte Beschlüsse sind ein häufiger Anlass für Anfechtungen.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?

Von der ersten Idee bis zur neuen Verwaltung vergehen realistisch zwei bis vier Monate. Den größten Einfluss hat die Frage, ob ohnehin eine reguläre Versammlung ansteht oder eine außerordentliche einberufen werden muss.

Tipp: Ein Wechsel zum Jahreswechsel vereinfacht die Abrechnung, weil sich das Wirtschaftsjahr sauber trennen lässt. Zwingend ist das nicht, gewechselt werden kann zu jedem Stichtag.

Die Übergabe: Was der alte Verwalter herausgeben muss

Der bisherige Verwalter muss alles herausgeben, was er für die Gemeinschaft erhalten und aus der Verwaltung erlangt hat (§§ 675, 667 BGB). Ein Zurückbehaltungsrecht an den Unterlagen steht ihm nicht zu, auch dann nicht, wenn er sie für einen eigenen Rechtsstreit braucht. Dafür hat er bei berechtigtem Interesse ein Recht auf Einsicht. Die Herausgabe ist in der Regel eine Holschuld: Der neue Verwalter holt die Unterlagen ab.

Checkliste für die Übergabe

• Beschluss-Sammlung, Versammlungsprotokolle und Einladungen
• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Aufteilungspläne
• Laufende Verträge: Hausmeister, Reinigung, Wartung, Versicherungen, Energie
• Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne und Vermögensberichte der letzten Jahre
• Kontoauszüge und Belege, Stand von Hausgeldkonto und Erhaltungsrücklage
• Eigentümerliste mit Kontaktdaten und offene Hausgeldforderungen
• Laufende Rechtsstreitigkeiten, Mahnverfahren und Versicherungsschäden
• Bau- und Gewährleistungsunterlagen, Wartungsnachweise
• Schlüssel, Sicherungskarte der Schließanlage, Zugangscodes

Weigert sich der bisherige Verwalter, lässt sich die Herausgabe gerichtlich durchsetzen. Deshalb ist es sinnvoll, den neuen Verwalter schon im Bestellungsbeschluss vorsorglich dazu zu ermächtigen.

So begleite ich Ihren Wechsel

Denkt Ihre Gemeinschaft über einen Wechsel nach, übernehme ich die organisatorische Seite, damit der Wechsel nicht an Formalien scheitert:

• Kostenloses Erstgespräch mit Beirat oder Eigentümern: Wo drückt der Schuh, welche Eckdaten hat der laufende Vertrag?
• Transparentes Angebot mit klarer Trennung von Grund- und Sonderleistungen.
• Beschlussvorlagen für Abberufung, Bestellung und Verwaltervertrag, die Sie in die Einladung übernehmen können.
• Persönliche Vorstellung in der Versammlung auf Wunsch, damit die Eigentümer wissen, wen sie bestellen.
• Strukturierte Übernahme: Unterlagen abholen und sichten, Bestandsaufnahme, Information aller Eigentümer.

Ich bin Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG, habe die Erlaubnis nach § 34c GewO und bin berufshaftpflichtversichert. Von der ersten Anfrage bis zur laufenden Verwaltung haben Sie denselben Ansprechpartner.

Quellen und weiterführende Links

• § 26 WEG: Bestellung und Abberufung des Verwalters
• § 24 WEG: Einberufung, Vorsitz, Beschluss-Sammlung
• § 25 WEG: Beschlussfassung
• § 19 WEG: Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter
• § 667 BGB: Herausgabepflicht des Beauftragten

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über die Rechtslage (Stand: September 2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Als Verwalter unterstütze ich bei Organisation und Ablauf; mit rechtlichen Einzelfragen wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.